Que vous soyez secrétaire en service dans une administration ou dans une clinique médicale, la sténorette est un appareil utile pour accomplir votre fonction. Cet outil qui est l’un des produits Grundig est en réalité un dictaphone qui sert également à passer un message audio à votre employée.
Ce message ou information audio sera retranscrit par la secrétaire sur une page qui va servir à son employeur. Dans ce guide, vous trouverez toutes les informations concernant ce produit. Vous y trouverez également son mode d’utilisation et les astuces pour la maîtriser.
Qu’est-ce qu’une sténorette ?
La sténorette est un dictaphone créé par Grundig en 1954. Cette sténorette qui fut la première machine à dicter de Grundig était surnommée la <<rainette>>.
La sténorette est un ancien lecteur de cassette utilisé pour enregistrer du contenu qui sera retranscrit par une tierce personne. C’est un appareil fréquemment utilisé dans l’administration publique et dans les centres de santé. La secrétaire est le premier utilisateur de cette machine.
Plusieurs accessoires tels que la pédale et le casque peuvent être reliés à la station d’accueil de cet instrument de travail. Le premier accessoire permet à votre employée de maitriser la vitesse d’écoute et le casque lui permet d’être la seule à écouter la note audio. Ainsi, la secrétaire pourra réussir la transcription du texte qui lui est dicté.
La sténorette a été adoptée parce que c’est un outil robuste et pratique. Les centres médicaux ont très vite adopté cet appareil parce qu’elle permet aux secrétaires d’effectuer la frappe de compte-rendu médical en toute discrétion.
Il faudra une bande magnétique encore appelée sténocassette pour servir de support d’enregistrement de la note vocale. Avec le temps, ces supports d’enregistrements à cassette ont évolué vers les méthodes d’enregistrement numériques.
Ces machines à dicter sont disponibles en plusieurs modèles. Il y a donc l’appareil à dicter portable et la sténorette fixe. L’appareil à dicter ou la sténorette fixe est plus grand de taille que la sténorette mobile. Les sténorettes fixes ont besoin d’une connexion au secteur avant de fonctionner. Ces appareils sont équipés de pédales et d’écouteurs et sont utilisés dans la plupart des secrétariats.
Notez également que la sténorette à la base était un produit analogique. Chaque bouton sur ce type de sténorette a une fonction précise. Avec l’évolution de la technologie, le kit de dictée analogique a connu une migration vers les kits de dictée numérique. La gestion des enregistrements est beaucoup plus facile avec ce nouveau système de dictée.
Mode d’emploi et fonctionnement de la sténorette
La sténorette est utilisée dans les administrations pour permettre à l’employée de faire la transcription des dictées faite par son employeur. Son usage est fréquent dans le secteur de la médecine puisqu’elle permet de tenir le secret médical. Dans le cadre de l’administration, l’employeur se sert de cette machine pour enregistrer une séquence qu’il pourra exploiter plus tard grâce à la bande d’enregistrement.
Le médecin quant à lui, dicte le diagnostic du client à sa secrétaire par le biais de la sténorette. Cette dernière devra faire le compte-rendu en écoutant le médecin à travers le casque lié à ce produit. Ce casque empêche les autres personnes présentes d’écouter le contenu du diagnostic par exemple.
La pédale reliée à la sténorette aide l’employée à contrôler la bande d’écoute. Elle pourra donc faire un stop, revenir en arrière ou avancer la bande de la sténocassette. Elle a la possibilité aussi de modifier la vitesse d’écoute, c’est-à-dire qu’elle pourra décider d’écouter avec une vitesse normale ou rapide. Ainsi, elle pourra faire la frappe du diagnostic qui va servir au médecin plus tard.
Dès que la sténorette remarque l’absence de la cassette, elle émet un signal d’avertissement afin d’alerter l’utilisateur. De plus en plus de sténorettes disposent une fonction de recherche, de retour en arrière, et d’avancement.
Maîtriser l’utilisation d’une sténorette
Depuis quelques années, les formations pour l’utilisation de ce type de machine sont quasiment inexistantes. Pourtant la maîtrise de cet outil de travail était une condition sine qua non si vous souhaitez être recrutée en tant que secrétaire. Néanmoins, vous pouvez vous rapprocher de votre organisme de formation ou de votre ANPE si vous désirez en savoir plus sur le mode d’emploi de cet outil.
À défaut de trouver une formation qualifiante sur l’usage de cet outil, vous pouvez vous auto-entraîner. Ce faisant, vous gagnez en maîtrise et pourrez vous démarquer des autres concurrents au poste de secrétaire.
Pour ce faire, vous n’avez qu’à enregistrer une petite lettre de motivation, un compte-rendu ou une lettre de relance d’impayés, etc. Vous pourrez utiliser aussi des exemples de diagnostic médicaux des patients que vous trouverez sur internet. Ceci vous habituera aux terminologies médicales (antécédents, pathologie, intervention à venir, etc.) et à la frappe de compte-rendu médical.
Ensuite vous n’aviez qu’à jouer ces dictées et essayer de suivre le rythme de lecture. Pour que l’entraînement puisse avoir l’air plus réaliste, vous pouvez demander à quelqu’un d’autre de vous lire cette lettre d’entraînement. Cette personne fera une lecture audio lente, normale puis rapide afin de vous habituer à toutes les éventualités possibles.
C’est une bonne stratégie d’entraînement surtout si vous n’aviez pas l’outillage nécessaire. Cette stratégie vous entraîne à la méthode sténo et la dactylo. Vous pouvez également apprendre à faire la mise en page d’un texte.
Peut-on acheter des sténorettes ?
Les sténorettes sont encore disponibles en achat dans les magasins spécialisés. Il suffit de vous rapprocher des boutiques qui vendent des produits de bureau pour vous en procurer. Vous trouverez ces produits dans le rayon des dictaphones et des lecteurs audios. Plusieurs modèles étant disponibles en partant des sténorette classiques au sténorette numérique.
La sténorette est-elle pratique ?
Parmi les nombreux accessoires utiles pour la secrétaire, la sténorette s’avère celle qui est la plus pratique pour développer son écoute. Néanmoins, si elle désire développer la rapidité dans son travail, elle pourra faire une recherche et se tourner vers un logiciel de saisie de texte.
Téléchargez donc ces logiciels afin de vous adapter au système de travail d’une secrétaire et par la même occasion garantir votre emploi. Vous pouvez vous rapprocher également des détaillants pour vous procurer votre sténorette pour l’entraînement.